Глобальные тренды
· Глобализация
· Диджитализация
· Поколение Z
· Нехватка талантов
· Стартапы
· Рост экспертизы
· Новый вид работы
· Скорость и неопределенность
Важно понимать, что HR-аудит идет перед созданием HR-стратегии. Где вы находитесь сейчас? Какая ваша будет отправная точка?
Как построен аудит?
С точки зрения функционирования HR в компании есть 6 основных блоков. Я их называю 6 слонов эффективности HR, на которых строится HR:
Рассмотрим каждый процесс.
Какую роль занимает HR-стратегия в бизнесе и в работе компании?
Задача HR-стратегии поддерживать бизнес-стратегию. Через бизнес-стратегию HR формирует набор HR-практик.
На что фокусировать свое внимание?
Стратегии бизнеса
В HR-аудите есть анализ того, существует ли в бизнесе стратегия. Если нет бизнес-стратегии, все движутся в разных направлениях. Кроме того, что стратегия должна присутствовать, о ней должны знать все сотрудники. Она должна использоваться для постановки целей дальше, для их каскадирования. В разработку стратегии должна быть вовлечена команда топ-менеджеров и полагаться на сильные стороны, устранять препятствия, иметь конкретный план действий и быть синергичной.
Когда есть стратегия бизнеса, есть и HR-стратегия. На самом деле HR-стратегия может быть и без стратегии бизнеса, тогда проводится серия интервью с топ-менеджерами для изучения приоритетов компании, планов.
HR-стратегия состоит из следующих компонентов:
- Миссия HR.
- Стратегия HR (связанная со стратегией бизнеса).
- HR Roadmap (план проектов по изменениям).
- HR бюджет.
- ROI новых инициатив.
· Инструменты бизнес-анализа SWOT, PESTLE.
· Каскадирование целей.
· HR бизнес партнерство.
· 1:1.
· Аналитика.
· Голос сотрудника.
· Решение бизнес проблем.
Предлагаю аудит делать по чек листу.
Пример подробных чек-листов для компаний:
Чек-лист (в компании есть удаленные сотрудники).
Чек-лист( в компании нет удаленных сотрудников).
Для начала работы с чек-листом создайте копию файла.
Прокомментирую основные блоки чек-листа и какие инструменты можно использовать.
Основные блоки:
1. Аудит бизнеса.
2. Аудит HR-структуры.
3. Аудит HR-процессов.
4. Аудит HR-метрик.
5. Аудит корпоративной культуры.
6. Аудит ценностного предложения компании.
7. Аудит соответствия лучшим западным практикам и трендам HR.
8. Итоги аудита.
9. Разработка рекомендаций.
10. Подсчет общей эффективности.
Аудит бизнеса
Стратегия, стратегические инициативы, бизнес-планы
Оценка вовлекающей среды
Если утверждение соответствует среде в вашей компании поставьте «1». Посчитайте количество по каждой колонке и определите насколько среда в вашей компании является вовлекающей.
SWOT-анализ
Идея этого инструмента заключается в том, чтобы увидеть компанию с точки зрения ее внутренних и внешних факторов.
Показатели сильных и слабых сторон имеют отношение к компании. Показатели возможностей и угроз – к рынку.
Если утверждение соответствует вашей компании, поставьте «1».
PESTEL-анализ
Идея PESTEL-анализа в том, чтобы дать оценку внешним факторам по шести направлениям. Предлагаю вашему вниманию пример заполненного PESTEL-анализа, где уже указана информация о возможном влиянии факторов на компанию и на HR:
Аудит HR-структуры (команды и ресурсов)
Важно также проанализировать и HR-команду по следующим критериям:
• вакансии заполнены,
• прошли тренинги по специальности,
• с индивидуальными планами развития,
• конкурентная компенсация,
• знакома с одной из моделей компетенций: HRCI (лучшая), SHRM, CIPD,
• обладает компетенциями:
o лидерство,
o понимание бизнеса,
o этическая практика,
o управление отношениями,
o консультирование,
o критическая оценка,
o глобальная и культурная эффективность,
o коммуникация.
В аудите необходимо проанализировать как HR умеет влиять на бизнес.
Стадии развития HR
Проверяем, существуют ли для эффективной работы HR-ресурсы в компании и какие.
Основные HR-ресурсы
• места для интервью,
• бюджет на все требуемые роли,
• принтер, шредер,
• телефон,
• время в календарях руководителей,
• бюджет на деятельность,
• бюджет на инструменты (ATS, HRIS, Recruiting tools).
Аудит HR-процессов
Анализируем все направления HR. Что должно быть?
Планирование, численность, рекрутинг
• план найма на год,
• процесс согласования новых вакансий,
• описание позиции,
• цели и критерии эффективности для новых позиций,
• заявка на подбор,
• лист оценки кандидата,
• джоб оффер,
• внутренняя рассылка вакансий,
• политика внутренних переводов,
• вакансии публикуются на сайте компании,
• вакансии публикуются на профильных ресурсах,
• вакансии публикуются на джоб-сайтах,
• вакансии публикуются в социальных сетях,
• работа со студентами в ВУЗах,
• компания набирает стажеров/интернов,
• есть программа релокации,
• в опубликованных вакансиях есть цели,
• в опубликованных вакансиях не менее 10 пунктов «мы предлагаем»,
• есть программа рекомендаций сотрудниками кандидатов,
• выбор делается из минимум 5 кандидатов,
• выбор делает минимум 3 человека,
• делается проверка рекомендаций,
• собеседований не более 3,
• кандидаты делают письменный тест,
• интервью проводится по компетенциям,
• интервью структурированное,
• кандидаты сравниваются по оценкам,
• оценивается соответствие корпоративной культуре,
• оценивается мотивация кандидата,
• собеседует руководитель руководителя,
• интервьюеры обучены,
• массовые интервью для массовых наборов,
• кандидаты уведомлены о результатах.
Адаптация
• preboarding,
• onboarding,
• induction,
• adaptation,
• книга новичка,
• задачи на испытательный срок,
• презентация новичков компании,
• презентация компании новичкам,
• Ментор/Бади,
• регулярные встречи с HR,
• формальное закрытие адаптации,
• обратная связь по итогам адаптации,
• геймификация адаптации.
Обучение и развитие
• регулярная оценка потребностей развития компании,
• потребности развития на основании целей компании,
• персональные планы развития,
• оценка итогов обучения,
• сильные/слабые стороны в процессе ревью,
• aссессмент центры для руководителей,
• политика внутреннего обучения,
• политика внешнего обучения,
• политика участия в конференциях,
• политика компенсации обучения (МВА),
• обучение менеджеров,
• курсы английского,
• дистанционное обучение,
• корпоративная библиотека,
• business case для наиболее затратного обучения,
• коучинг,
• каталог обучения, график тренингов,
• оплата сертификации,
• оплата членства,
• карьерная лестница,
• карьерный план для каждого,
• ротация сотрудников внутри,
• дистанционное обучение,
• open enrollment,
• непрерывное обучение,
• обучающаяся организация,
• правило 70/20/10 (работа-социум-тренинг),
• ROI затратных проектов,
• внутренние тренера.
Succession plan
• HR готовит Succession plan,
• у ключевых сотрудников/руководителей есть заместители,
• у преемников есть план развития,
• 30% вакансий закрывается внутренним наймом.
Knowledge management
• приобретение знаний,
• обмен знаниями,
• сохранение знаний,
• корпоративная система знаний,
• мероприятия,
• информация о сотрудниках и экспертизе.
Компетенции на работе
• ценности в компетенции,
• компетенции при отборе,
• развитие компетенций,
• оценка компетенций,
• компетенции в карьерных уровнях,
• компетенции при назначении на руководящие роли,
• компетенции в планах развития.
Total Rewards
• общая философия Total Rewards,
• регулярный пересмотр на предмет соответствия законодательству,
• сравнение с рынком (заработная плата и практики),
• все компоненты вместе как Total Rewards,
• менеджер по бенефитам,
• детальное описание онлайн или в книге новичка,
• регулярные рассылки о бенефитах,
• опрос удовлетворенности в бенефитах,
• гибкие бенефиты (cafeteria plan),
• сотрудники знают стоимость бенефитов,
• политика в области компенсаций,
• оценка должностей (грейдинг),
• обзор рынка заработных плат,
• наличие грейдов,
• вилки заработных плат,
• соотношение заработной платы с рынком (compa-ratio),
• регулярный пересмотр заработной платы,
• ЗП меняется на основании эффективности,
• ЗП меняется на основании рыночной стоимости,
• HR готовит расчет рекомендаций для руководителей,
• точечный пересмотр заработной платы вне цикла,
• переменное вознаграждение,
• признание достижений,
• стаж работы,
• комиссия или проценты в отделе продаж,
• выплаты, основанные на навыках и знаниях.
EVP и бренд работодателя
• внешнее исследование EVP,
• внутреннее исследование EVP,
• аудит EVP, сравнение с рынком,
• сформулированный EVP компании (не менее 20 пунктов),
• ТОП-3 использованы во всех коммуникациях,
• стратегия HRPR,
• сначала внутреннее, потом внешнее,
• ключевые месседжи,
• каналы коммуникаций,
• социальные медиа,
• ивенты.
Вовлеченность и мотивация
• регулярный опрос,
• цели HR,
• цели руководителей,
• Pulse surveys,
• активный фокус на нефинансовые элементы Total Rewards,
• обратная связь для руководителей с планом действий,
• Автономия, Мастерство, Смысл (мотивация 3.0),
• руководители различают гигиенические и мотивационные факторы,
• Вовлеченность + Well-being = Баланс.
Well-being
• гибкий график,
• дистанционная работа,
• больничный без больничного,
• планирование отпусков,
• 95% использования отпусков,
• отпуски в графике работы бизнеса,
• Self-service для отпусков,
• контроль за ежемесячным доходом при отпуске,
• питание на территории,
• банк на работе,
• медицинские вопросы,
• сервисы (массаж, химчистка),
• банкомат,
• никого в офисе после 19:30,
• корпоративные праздники/каникулы,
• тимбилдинги в рабочий день,
• саббатикал если нужно,
• вместо печенья– фрукты,
• фитнес,
• эргономика рабочих мест (стул на выбор),
• праздники в офисе,
• политика «Не работаем с мудаками».
HR BUSINESS PARTNERSHIP
• присутствие на встречах без ограничений,
• регулярные 1:1 с руководителями,
• присутствие на встречах по постановке целей,
• активные проекты по изменениям,
• ведение не HR проектов.
Корпоративная культура
• миссия, видение, ценности,
• отбор на основании ценностей,
• регулярная оценка ценностей 360 градусов,
• у компании есть описание желаемой культуры,
• текущая культура соответствует желаемой,
• обучение по культуре,
• организационная структура,
• встречи для всех сотрудников,
• понимание внутренних и внешних клиентов,
• обеспечение сервиса внутренним клиентам.
Отношения с сотрудниками
• опросы мнения сотрудников,
• информирование о результатах опросов,
• проведение Exit Interview,
• завтраки с менеджментом,
• политика открытых дверей,
• план работы с низкой эффективностью,
• описание реакции на поведение,
• работа с жалобами сотрудников,
• регулярные коммуникации по стратегии, бизнес-результатам, оргструктурным изменениям.
Управление эффективностью
• каскадирование целей,
• квартальные и более частые check-in,
• обратная связь сотруднику,
• обратная связь менеджеру,
• OKR или V2MOM,
• прозрачные цели,
• PDP,
• коучинг,
• обратная связь 360,
• синхронизация целей между коллегами,
• командные цели,
• описания вместо рейтингов.
Безопасность
• контроль выполнения законодательных норм,
• ответственный сотрудник,
• наличие политики безопасности и условий работы,
• отслеживание метрик происшествий,
• инспекции,
• аптечка и набор первой помощи,
• подготовка к эпидемии вируса,
• безопасность личных данных сотрудников.
HRIS и автоматизация. DIGITAL HR
• хранится вся информация,
• администратор системы,
• совместима с ERP компании,
• встроенная ATS:
o публикация вакансий на отдельной странице,
o сбор откликов с разных сайтов,
o статус по кандидатам,
o автоматическая отправка писем,
o доступ для менеджера,
o связь с Linkedin (возможность подать отклик профилем на Linkedin).
• Performance management:
o каскадирование целей,
o все цели всех сотрудников видны всем,
o оценка 360 по заданным компетенциям,
o 9 box matrix (potential/performance),
o возможность проводить checkin по целям, на регулярной основе (отмечать прогресс движения к цели, писать комментарии к целям вовремя 1:1,
• автоматизация onboarding и адаптации - рассылка писем, чек-лист,
• Employee self-services - отпуска, дистанционные дни работы, отгулы,
• расчет Payroll - учет ЗП, отслеживание даты выхода (proration), история пересмотров ЗП, вилки ЗП или comparatio к рыночной ЗП,
• Merit increase / performance based pay - возможность планировать пересмотр
ЗП по компании, расчет бонусов, работа с бюджетами,
• управление развитием сотрудников - возможность записывать skills & competencies, уровень их развития, возможность указывать level сотрудника (junior, middle, senior),
• Succession planning - возможность назначать саксесоров для сотрудников, возможность сотруднику планировать карьерный рост,
• Exit management - отправка анкеты, чек-листы,
• оргструктура компании с возможностью отображения матричной структуры (когда
есть 2 руководителя),
• отчетность,
• модуль по управлению вовлеченностью - регулярные опросники, отчеты по командам, доступ к отчетам для менеджеров,
• желательно - peer2peer recognition,
• поддержка Slack будет плюсом.
Метрики и аналитика
• eNPS (лояльность сотрудников),
• NPS процессов,
• вовлеченность сотрудников (в целом и отдельные компоненты),
• риск ухода,
• командная эффективность,
• рейтинг эффективности сотрудников,
• текучесть,
• наличие hipo (высокопотенциальных сотрудников),
• процент сотрудников с планами развития,
• оценка обучения,
• риск выгорания,
• процент внутренних наймов,
• уровень профессионализма,
• дополнительно:
o связь с бизнес-показателями,
o сравнение с рынком,
o анализ влияния и связи HR и бизнес-метрик,
o предсказательная аналитика.
Организационное развитие
• централизация поддерживающих функций,
• плоская структура,
• отказ от ненужных должностей,
• децентрализованное лидерство,
• построение внешних связей / комьюнити,
• рост проектных команд,
• бирюзовые/холократические команды,
• аутсорсинг ненужных частей,
• перенос бизнес частей в низкозатратные локации.
Инновации
• инструмент подачи инноваций,
• инновационная команда/Лаб/Хаб с отдельными ресурсами,
• отдельный фонд для инноваций,
• тренинги по инновациям,
• поощрение подачи инноваций,
• песочница для прототипирования идей,
• время, которое сотрудники могут тратить на инновации,
• физическое место для инноваций в каждой локации.
HR-инструменты
HR должен следить за внедрением базовых HR-инструментов, например:
• жизненный цикл сотрудника,
• Career path,
• Salary increase matrix,
• Gallup Q12,
• опросы сотрудников,
• 9 box matrix,
• Salary increase matrix,
• грейдинг,
• Employee playbook,
• 1:1.
Управление изменениями и Product Management
• отвечает за изменения,
• разрабатывает план изменений,
• Business case,
• MVP,
• Agile,
• кросс-функциональные команды,
• маркетинг в коммуникациях,
Бенчмарки и Best Practices
Основные тренды
• сетевые структуры (аналог бирюзовой организации),
• обучение в режиме реального времени,
• когнитивный рекрутер,
• Employee experience,
• непрерывная обратная связь,
• новое лидерство,
• Digital HR,
• новая HR аналитика,
• Diversity & Inclusion,
• расширенная рабочая сила (CrowdSourcing, Хакатоны).
Потребности поколения Y и Z
• онлайн системы,
• документы до 3 страниц,
• неформальный язык в документах и письмах,
• геймификация,
• корпоративная социальная сеть,
• «бирюзовая» организация,
• фокус на счастье,
• быстрое развитие,
• HRIS с мобильной версией,
• возможность работы remote.
Законодательство
• сотрудник отвечает за отслеживание изменений,
• текущие практики регулярно пересматриваются,
• все, кто связан с наймом, обучен нормам законодательства.
Аудит HR-метрик
Аудит корпоративной культуры
Аудит ценностного предложения
Аудит соответствия лучшим западным практикам
Итоги аудита
Кратко записываются выводы и зоны развития.
Разработка рекомендаций
Прописываем проблемы, почему мы считаем, что они есть, и как их можно устранить.
Далее подсчитывается общая эффективность
